Afsluiting van dit blok

Dit blok is weer bijna ten einde. We moeten nu alleen nog de toets weken. Het adviesrapport is vrijdag ingeleverd voor zowel de casus als individueel. Ben zeer benieuwd naar de beoordeling ervan. De komende weken komen de toetsen eraan. Waarvan twee presentaties: contentmanagement en e-collaboration en de twee toetsen management storage en retrieval en management survey. Dit blok was vrij moeilijk en ben ook zeer benieuwd naar de toetsen ervan. Ik hoop dat ik genoeg heb geleerd om toch alles te kunnen begrijpen en dit blok te halen.

Wetten die betrekking hebben op archieven

De wetten die betrekking hebben op archieven zijn:

• Archiefwet
• WOB (Wet Openbaarheid van Bestuur)
• BW (Burgelijk wetboek)
• Persoon / privacy

Deze wetten zijn zeer van belang want niet iedereen mag elk document inzien (bijv. om privacy redenen). De archiefwet heeft zoal betrekking op de authenticiteit van documenten. Hierbij gaat het erom dat de oorspronkelijkheid en maker bewaard blijven en niet door andere misbruikt kunnen worden.

Selectie aan de bron

Selectie aan de bron: Op het moment dat de levenscyclus van het document begint bij het ontstaan ervan. Twee belangrijke punten die een rol hierbij spelen zijn: levenscyclus en archiefwet. De levenscyclus is opgebouwd uit de volgende onderdelen:

• Opnemen in archief ja/nee
• Registreren
• Toegankelijk
• Beheersgegevens
• Vaste vernietigen / overhevelen

Email archiveren

Bij email archiveren is ook het gebruik van een archiefplan, DSP en ordeningsplan van toepassing. Maar waar worden wat in beschreven? Ik ga ze nu alle 3 apart noemen en met betrekking tot email.

Archiefplan:

• Beveiligingen voor inkomende en uitgaande email.
• Back up e mails.

DSP:

• Welke programma's voor email?
• Emails full text te zoeken.

Ordeningsplan:

• mappenstructuur gekoppeld aan archiefcode.
• Wie toegang heeft tot welke documenten (autorisatie).
• Waar opgeslagen en workflow voor afhandeling.

Bijlages Archiefplan

De bijlages van het archiefplan zijn de volgende:

• selectielijst
• classificatie (bijv. Dewey/UDC)
• DSP
• Registratiemodellen
• Ordeningsplan

Op de laatste bijlage het ordeningsplan wil ik wat dieper op in gaan. Het ordeningsplan bestaat uit de primaire en secundaire toegankelijkheid. De bijlagen hierbij zijn de archiefstructuur en de eventuele uitwerking van de selectielijst.

Primaire toegankelijkheid houdt in met welke archiefcode je gaat werken (deelarchieven in logische ordening). Deelarchieven hebben betrekking op het ordeningsplane en worden ontsloten via een classificatie, in de vorm van een archiefcode.

Secundaire toegankelijkheid is het toegankelijk maken door metadata toe te kennen aan de documenten en ze zo terugvindbaar te maken. Dit doe je via een thesaurus/trefwoordenlijst, dus via woordsystemen/indexen.

Digitale loket

Het digitale loket is 1 van de nieuwste trends op het gebied van archiveren. Het digitale loket is een centraal archief van overheidsdiensten (via internet). Hier ligt de nadruk vooral op het vraaggericht zoeken. Door dit systeem is de content zeer makkelijk te beheren. Je kunt hiermee online paspoorten, rijbewijs, vergunning enz. aanvragen. Ze hebben dit ingevoerd, omdat het sneller en efficienter gaat. Ook kan er informatie opgevraagd worden en desgewenst meteen besteld worden. de onderdelen van een digitaal loket zijn de volgende:

• DigiD: Dit is een eigen persoonlijke code, waarmee je kunt identificeren. Zo kun je formulieren bestellen zonder dat andere mensen er misbruik van maken. Een voorbeeld van een digitale code is de digitale handtekening. De digitale handtekening moet de authenticiteit waarborgen.
• Slimme formulieren: Er kan gebruik worden gemaakt van zogenoemde slimme formulieren, deze zijn standaard formulieren per dienst (bijv. rijbewijs) en er kan ook een eigen formulier gemaakt worden.
• Koppeling aan midoffice: Koppeling aan het programma midoffice (hierbij op basis een koppeling met het XML-berichtenverkeer). Hiermee worden bestellingen meteen centraal verwerkt en kan de burger naar de status van de afhandeling kijken.
• Ogone internetkassa: toepassing van een ogene internetkassa. Hierbij kan de transactie geheel via internet plaats vinden.

Er zijn 2 grote nadelen aan de digitalisering van archieven:

• Authenticiteit en het beveiligen hiervan.
• Veel mensen hebben problemen met het lezen van een scherm.

Casus voortgang

Deze week hebben we een start gemaakt met de casus aan het plan van aanpak. Hierbij hebben wij adviezen voor de volgende 2 aandachtspunten:

• Toegang, autorisatie, beheer en privacybescherming (diverse groepen gebruikers: medestudenten, docenten, examnecommissie, externen bv. stage en afstudeerbedrijven). Hierbij moeten we gaan denken aan wie tot welke documenten toegang kan verkrijgen.
• Ontsluiting op basis van formele kenmerken (mogelijkheden voor het gebruik van metadata/XML etc.) en inhoudelijke ontsluiting (bv. op basis van fulltext retrieval). Hierbij moeten we denken aan hoe je de documenten kunt ordenen in je digitaal portfolio (bv. classificatie, thesaurus)

Aan het eerste aandachtspunten koppelen wij het tijd en plaatsonafhankelijk werken. Aan het tweede aandacht punten koppelen wij het ordenen (archiveren) van deze documenten.