Opbouw Archiefplan

We hebben deze week een archiefplan moeten maken. In dit archiefplan was het voor ons in het begin vrijwel onduidelijk wat er precies van ons verwacht werd. Hierover is nu wel meer duidelijkheid gekomen. Ik ga nu de onderdelen geven die in een archiefplan moeten staan en bij sommige onderdelen nog een korte toelichting geven. De onderdelen van een archiefplan:

1. Oude situatie (analyse documentstroom en informatiestroom)
2. Gewenste situatie
3. Uitgangspunten voor de archivering

• Archiveringssysteem: nagaaan of document statisch/dynamisch, papier/digitaal. Per afdeling en welke deelarcheiven er zijn.
• Archiefbewerking: personaliteit van een document
• Documentanalyse
• Waardering en selectie: welke documenten en waarom van belang?
• Archiefbeheer: kan gecombineerd worden met archiefbewerking
• Toegankelijkheid van archieven: hoofdstructuur ontsluiting intern en extern. Deelarchief, hoofdarchief, documenttype.
• Soorten archieven en deel archieven: welk documenttype/ welke manier onsloten. Conversie/Migratie. Terugvinden = retrieval

4. ordeningsplan (deelarchieven en ordeningsprincipes)

5. bijlagen (selectielijst en classificatie)